Laatst bijgewerkt: mei 2026

Optikans (hierna: “wij”) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je hoe wij omgaan met de gegevens die je met ons deelt, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Verantwoordelijke

Optikans, Brenda Kaptein
Schrappinga 4
8431 RG Oosterwolde
Telefoon: 06 1225 4883
E-mail: [email protected]
KvK-nummer: 76385604

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de hulpvraag verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Identificerende gegevens: naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres van het kind en de ouder(s)/verzorger(s).
• Gegevens over de hulpvraag: aanmeldingsreden, intakegesprek, doelstellingen, sessieverslagen, evaluaties.
• Bijzondere persoonsgegevens: gegevens over de gezondheid van het kind (waaronder eerdere diagnoses, medicatie en relevante context). Deze worden alleen verwerkt voor zover noodzakelijk voor de begeleiding.
• Financiële gegevens: facturatiegegevens en betalingsinformatie.
• Website & communicatie: gegevens die je achterlaat via het contact- of afspraakformulier en algemene websitestatistieken (geanonimiseerd).

3. Doelen en grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• Het bieden van integratieve kindertherapie, ouderbegeleiding, training of coaching (uitvoering van de behandelovereenkomst).
• Communicatie met ouders/verzorgers over het traject (gerechtvaardigd belang).
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals belasting- en bewaartermijnen, dossierplicht).
• Het verbeteren van onze dienstverlening en website (gerechtvaardigd belang, op basis van geanonimiseerde statistieken).

Verwerking van bijzondere (gezondheids-)gegevens vindt alleen plaats op grond van uitdrukkelijke toestemming én de wettelijke uitzondering voor zorgverlening (art. 9 lid 2 sub h AVG).

4. Bewaartermijnen

Dossiergegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de begeleiding én vervolgens conform de wettelijke bewaarplicht van 20 jaar na afronding van de behandeling (Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst, art. 7:454 BW). Facturatie-gegevens worden 7 jaar bewaard (Belastingdienst). Contactaanvragen via het formulier worden maximaal 12 maanden bewaard, tenzij ze leiden tot een traject.

5. Delen met derden

Wij delen jouw gegevens niet met derden, tenzij:

• jij hier expliciet toestemming voor geeft (bijvoorbeeld voor overleg met de huisarts, school of een andere zorgverlener);
• dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld de gemeente bij vergoeding via een PGB);
• dit wettelijk verplicht is (zoals een meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling, BIG-, SKJ- of BPSW-tuchtprocedure).

Met partijen die voor ons gegevens verwerken (zoals onze boekhouder en de hostingpartij van de website) sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Onder meer: versleutelde verbinding (HTTPS), beveiligd dossier, sterke wachtwoorden en toegangsbeheer op basis van noodzaak.

7. Cookies

Op deze website gebruiken wij functionele en, met toestemming, analytische cookies. Je kunt jouw cookievoorkeuren beheren via de cookiebanner op de site.

8. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht op:

• inzage in de gegevens die wij van jou verwerken;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens, voor zover de wettelijke bewaarplicht dit toestaat;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking;
• gegevensoverdraagbaarheid;
• het intrekken van een eerder gegeven toestemming.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een bericht naar [email protected]. Wij reageren binnen vier weken.

9. Klacht indienen

Heb je een klacht over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact op met Brenda Kaptein. Komen we er samen niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Voor klachten over de begeleiding zelf verwijzen wij naar onze klachtenregeling.

10. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina.